Zoek door de kennisbank

Eerste stappen

Jij mag TruQu implementeren binnen jouw organisatie? Geweldig! Klik hier om het overzicht van de onboarding te zien. Dit is waar wij ons de komende weken op gaan richten. Je omgeving staat klaar en het is tijd te beginnen met feedback verzamelen. Om je werknemers een goede start te geven, ga je als volgt te werk.

 

Stap 1: Digitale rondleiding omgeving & planning implementatie

Plan een afspraak met onze onboarding manager! De afspraak bestaat uit twee delen.

Je ontvangt uitleg over de functionele inrichting van de omgeving, zoals:
– Lees hier hoe je templates aanmaakt
– Lees hier hoe je teams aanmaakt
– Lees hier hoe je gebruikers aanmaakt
– Lees hier hoe je gebruikers uitnodigt

Tevens nemen we graag de planning en implementatie van TruQu samen door. Onder andere de volgende vragen komen aan bod:
– Wat is het doel van TruQu binnen jouw organisatie?
– Welke kaders worden gesteld bij het gebruik van TruQu?
– Wat is de tijdsplanning en wanneer worden medewerkers geactiveerd?

 

Stap 2: Voorbeelden en tips voor het maken van templates

De omgeving staat klaar en wij hebben alle functionaliteiten samen doorgenomen.

Medewerkers kunnen feedback uitvragen op één specifieke vraag of aan de hand van templates. Deze templates kunnen alleen door de beheerders van de omgeving aangemaakt en aangepast worden. Om het maximale uit je medewerkers en elkaar te halen is een goede inrichting van de templates van groot belang.

Tip: Houd templates kort. Richt je op de kern: het verbeteren van de performance. De rest is waarschijnlijk bijzaak. Hoe langer de template, hoe lager de respons.

Om het je gemakkelijker te maken hebben wij alvast acht Nederlandse en acht Engelse templates toegevoegd.

 

Stap 3: Interne Communicatie

Om draagvlak te krijgen binnen de organisatie is het van groot belang om alle medewerkers goed op de hoogte te stellen. Informeer de medewerkers voordat ze uitgenodigd worden voor TruQu. Bijvoorbeeld via een persoonlijke e-mail, intranet, de interne nieuwsbrief of flyers.

Om je hierbij te ondersteunen, hebben we een communicatieformat gemaakt die je kunt downloaden.

Stap 4: Pilot Groep (optioneel)

Voordat alle collega’s worden uitgenodigd om met TruQu te starten, is het zeer waardevol om eerst met een ‘pilot groep’ aan de slag te gaan. Met deze groep kun je in een korte periode oefenen met de tool en oefenen met feedback geven.

De groep draagt bij aan een betere activatie en zorgt voor een meer draagvlak in de organisatie. Naast de beheerders is deelname van de directie leden, managers, teamleiders en andere collega’s in kernfuncties erg van belang.

Managers hebben baat bij feedback en spelen een belangrijke rol bij de acceptatie hiervan. Medewerkers kunnen met behulp van TruQu de manager inzicht geven in hun ontwikkeling. Zo is de feedback een nuttige toevoeging bij de gesprekscyclus. Daarnaast kan de manager ook feedback vragen aan de medewerkers. Zo geeft hij/zij de medewerkers het goede voorbeeld, laat hij/zij zien dat feedback serieus wordt genomen en kan hij/zij ook werken aan zijn of haar ontwikkeling.

 

Stap 5: Trainingen (optioneel)

Wij bieden, samen met onze implementatiepartner GrowQu, diverse trainingen en workshops aan voor zowel medewerkers als managers.

Met de trainingen en workshops van GrowQu leer je hoe je de kwaliteit van feedback kunt verhogen en daarmee een continue ontwikkelcultuur kunt creëren. GrowQu kan de volledige implementatie en beheer van TruQu overnemen.

Wil je een gave kick off training geven aan jouw medewerkers, voordat zij gaan starten met TruQu? Neem contact op mijn de onboarding manager voor het actuele training overzicht.

 

Stap 6: Activatie

Yes! Jullie kunnen gaan starten. De omgeving is gevuld en iedereen is goed geïnformeerd over het werken met TruQu. Er zijn duidelijke verwachtingen met elkaar besproken en er heerst een veilige omgeving om elkaar feedback te geven.

De beste momenten om de uitnodigingen te versturen zijn op maandag, dinsdag of donderdag voor 11.00 uur. Wij hebben hier onderzoek naar gedaan en dit blijken de beste tijdstippen voor het activeren van een account.

Medewerkers ontvangen na één dag een reminder als het account nog niet geactiveerd is. Na vijf dagen wordt nogmaals een reminder verstuurd, zodat iedereen binnen de organisatie snel kan starten. Een derde reminder wordt na 30 dagen verstuurd.

 

Stap 7: Feedback Journey

Feedback zal een belangrijk onderdeel van de performance management worden. De nieuwe werkwijze zal steeds meer hechten aan het natuurlijk werkritme van medewerkers. Voor organisaties kan de impact van feedback verschillen, maar wij zullen jullie blijven begeleiden en adviseren.

Het is van belang om zowel met ons, als binnen de organisatie op regelmatige basis te communiceren. Wij vernemen graag wat er speelt binnen de organisatie, zodat wij strategisch kunnen meedenken. Als beheerder of team coach ontvang je de release notes en nieuwsbrieven, zodat je op de hoogte wordt gehouden van ontwikkelingen en product features. De onboarding manager houdt je op de hoogte van interessante data.

Tot slot adviseren wij om binnen de organisatie nieuwsberichten en succesverhalen te delen.

Geen oplossing kunnen vinden?

Ons support team staat altijd voor je klaar

Vraag het ilse!