Knowledge Base

Gefeliciteerd met je eigen TruQu omgeving! We hebben dit korte onboarding document voor je opgesteld om je start met TruQu zo goed mogelijk te laten verlopen. Hierna kun je gegarandeerd moeiteloos aan de slag met onze performance management software.

! Let op: deze TruQu intro is gericht op jou als eerste gebruiker met alle rechten en mogelijkheden in TruQu !

STAP 1: UITNODIGING EN ACTIVEREN

Je omgeving staat klaar! Je hebt van ons een uitnodiging in de mail ontvangen om je account te activeren. Het is handig om je collega’s direct uit te nodigen om hen te activeren en te motiveren de uitnodiging te accepteren en TruQu te gaan gebruiken. Met meerdere mensen in de omgeving, kun je de software direct optimaal benutten. Sommige functionaliteiten werken namelijk alleen met meerdere mensen. Het is zonde als je deze kans mist!

STAP 2: INLOGGEN EN NAVIGEREN

Wanneer je voor de eerste keer inlogt in TruQu, wordt je door middel van verschillende onboarding schermen door de tool geleidt. Zo kun je direct je wachtwoord instellen, een profielfoto kiezen en een eerste doel stellen.

We raden je sterk aan je profielfoto in TruQu te zetten. Dit bevordert meer en betere feedback. Zo herkent de ontvanger of gever je sneller en wordt het laagdrempeliger iets te delen.

Nu ben je klaar om écht aan de slag te gaan! In je takenlijst op je dashboard zie je precies wat er benodigd is voor het opzetten van je eigen omgeving. Tijd om je collega’s toe te voegen en elkaar feedback te vragen of een compliment te geven.

STAP 3: VERSCHILLENDE ROLLEN

Om verder te gaan, is het handig om te weten dat er drie verschillende rollen zijn binnen TruQu met elk zijn eigen mogelijkheden:

Beheerder

De beheerder is de top-level gebruiker. De beheerder kan teams, gebruikers en templates creëren. Ook ziet de beheerder data overzichten over de gehele organisatie. Jij bent beheerder. Je hebt dus alle rechten en mogelijkheden binnen TruQu. Jij kan anderen nu toevoegen en bepaalde rechten geven.

Team coach

De team coach kan teams beheren. In de praktijk zijn dit vaak managers of leidinggevenden van bepaalde teams. Eenmaal toegewezen aan een team, kan de team coach aan deze groep gebruikers toevoegen. Ook zien de team coaches statistieken van de groep. De team coach kan teams wijzigen, maar niet toevoegen.

Professional

De professional heeft alle functionaliteiten om te werken aan zijn/haar eigen ontwikkeling. De meeste medewerkers in de organisatie zullen deze rol hebben. De professional kan feedback vragen over zijn eigen prestaties en feedback geven aan collega’s.

STAP 4: DE TOOL DOORLOPEN

Je bent nu ingelogd, je hebt je takenlijst gezien en je snapt wat de verschillende rollen inhouden.  TruQu heeft namelijk verschillende features die je zullen helpen met je persoonlijke ontwikkeling en leerproces.

• Dashboard
  Op je dashboard vind je een overzicht van je team, zie je al je berichten, je recente activiteiten, je persoonlijke feedback link en al je TruQu acties. Wij hebben je berichten gevuld met een korte introductie video, implementatie stappen en informatie over het toevoegen van templates, gebruikers en het versturen van een activatie bericht.
• Doelen
  Met jouw doelen in TruQu kun je gericht ontwikkelen en leren. Ontvang feedback op jouw doelen, voeg tussentijdse resultaten toe en focus op de juiste punten. Dit is mogelijk voor de gehele organisatie en elke rol.
• Vraag feedback
  Vraag peer-to-peer feedback aan collega’s én aan mensen zonder TruQu account. Je kunt hier kiezen aan wie je feedback wil vragen en op welke manier (enkele vraag of feedback template).
• Geef feedback
  Geef peer-to-peer feedback aan een specifieke collega. Dit kan men doen door één van de door jou gegenereerde templates te kiezen. Wij hebben alvast wat standaard templates voor je in je omgeving klaargezet!
• Complimenten
  Complimenten, leuk om te geven en te krijgen. Je vindt hier een overzicht van de laatst gegeven complimenten die met je zijn gedeeld, maar is er ook de mogelijkheid om zelf iemand een compliment te geven.
• Reflectie
  Een reflectie kun je schrijven voor jezelf of je kunt een reflectie organiseren als coach/beheerder. In dit geval kijken we vanuit de beheerrol naar de mogelijkheid om een reflectie te organiseren. Hier kun je ervoor zorgen dat een collega een overzichtelijk verslag krijgt waar alle feedback verzamelt wordt. Je kiest een collega die een zelfreflectie invult, je selecteert andere collega’s om feedback te geven en dit vul je zelf als coach aan. Je bepaalt zelf de volgorde en de samenstelling van de groep!
• Beheer

Activiteit

Als beheerder krijg je hier inzicht in de activiteiten van de teams en de gehele organisatie. Je kunt vanuit hier ook de gebruikers beheren. Feedback is natuurlijk nog steeds alleen zichtbaar wanneer dit gedeeld wordt en zal inhoudelijk niet op deze pagina weergegeven worden.

De professional heeft hier alleen inzicht in zijn/haar persoonlijke activiteiten. De team coach ziet hier naast de persoonlijke activiteiten ook die van het team.

Teams

Als beheerder kun je teams toevoegen en samenstellen. De team coach kan alleen gebruikers toevoegen aan de groep, maar hier niks in verwijderen. Alleen beheerders kunnen een nieuw team aanmaken. Om dit te doen, klik je als beheerder op ‘team toevoegen’. Je kunt vervolgens de naam van het team opgeven en aangeven welke vragenlijsten zichtbaar moeten zijn voor deze groep. Vervolgens voeg je de leden toe.

Gebruikers

Voor het overzicht van de gebruikers ga je naar Beheer -> Gebruikers. Je kunt gebruikers op twee manieren toevoegen. Dit kan één voor één of je kan meerdere gebruikers in één keer importeren door middel van een CSV-bestand (vraag onze medewerkers voor een voorbeeld van een CSV-bestand). Bij het toevoegen van de gebruikers wijs je de rollen toe die iedereen krijgt in het team. Daarnaast biedt TruQu ook koppelingen waardoor de gebruikers in een keer ingeladen worden. Als een persoon nog niet is uitgenodigd, zie je een envelopje naast zijn naam. Klik hierop en deze gebruiker krijgt een e-mail om zijn account te activeren.

Templates

Om je een handje te helpen hebben we een aantal templates in jouw TruQu omgeving gezet. Ga naar ‘Concept’ om deze templates te publiceren. Als deze templates niet aan je wensen voldoen, kan je altijd een eigen template maken!

Berichten

Vanuit de beheerrol kan je activatie berichten sturen naar een collega, een team of de hele organisatie. Het bericht kan je zelf samenstellen met een daaraan toebehorende actie, zoals: feedback vragen of het opstellen van een reflectieverslag. De geselecteerde collega’s ontvangen deze mail en kunnen vanuit hier direct aan de slag in TruQu.

Inzicht

Analyseren

Een vragenlijst analyseren die door professionals is uitgestuurd kan alleen worden geanalyseerd op basis van ratings (denk hierbij aan sterratings, sliders en meerkeuze vragen). Open antwoorden zijn niet zichtbaar. Daarnaast zijn deze analysemogelijkheden pas beschikbaar vanaf in totaal 10 ingevulde vragenlijsten. Dit is ter bescherming van de professional.

STAP 5: VRAGEN?

Zijn er na het lezen van dit document nog vragen? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen door een mail te sturen naar customerservice@truqu.com of gebruik de chatfunctie in TruQu zelf.

Veel antwoorden op je vragen zal je ook vinden op onze helppagina! Tevens hebben wij meerdere instructievideo’s die je op een laagdrempelige manier helpen om de tool volledig te begrijpen.